Årsmöte
Publicerat 13 november 2015
Gå direkt till
Relaterade dokument
Årsmötet är kickstarten på året och bland det bästa och viktigaste som händer på hela året. Det är då alla medlemmar får vara med och påverka vad som ska hända under det året som kommer. På årsmöten bestäms vilka som ska sitta i styrelsen, arbetsplan, budget och mycket mer. Nedan hittar ni många tips och mallar för årsmöten, oavsett om det är föreningsårsmöte eller distriktsårsmöte.
Årsmötesguider – eBas
I UNF:s medlemsregister finns en smidig funktion för att underlätta när man ska hålla årsmöte, allt från att skicka inbjudningar till att skriva och skicka in protokoll. Om er förening behöver hjälp med att få tillgång till eBas, kontakta er verksamhetsutvecklare eller info@unf.se. Här finns en kort instruktion till hur ni skapar ett årsmöte i eBas.
Det finns även en fysisk guide till planeringen inför årsmötet som ni kan skriva ut.
Innan mötet
Här kommer du, din förening eller ditt distrikt hitta olika hjälpmedel för att underlätta genomförandet av årsmötet. Här finns mallar för till exempel arbetsplan, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse och protokoll. Du hittar också en årsmötesskola som är bra att köra igång mötet med så att alla medlemmar kan delta på lika villkor.
Föreningsårsmöten ska hållas senast den 28 februari och alla medlemmar i föreningen ska informeras om tid och plats senast fyra veckor innan.
Vill du ha hjälp med att genomföra årsmöte och inte vet vem som är din föreningsutvecklare eller distriktsutvecklare hittar du oss på unf.se/personal
Kallelse
Kallelse skickas till alla medlemmar i föreningen. Aktuell medlemslista hittar ni i eBas! Kom ihåg att det är föregående års medlemmar som ska bjudas in. Det ska stå datum, tid och plats i kallelsen. Om man ska ta upp något som inte finns med i stadgarna så måste man även skriva det, till exempel om man vill att föreningen ska byta namn. Sista datum för att skicka in motioner ska också stå i kallelsen. En motion är när medlemmar skickar in förslag på beslut på förhand för årsmötet att ta ställning till. Senast fyra veckor innan årsmötet ska kallelsen vara utskickad. Årsmötet kan bestämma på vilket sätt som nästa årsmötes kallelse ska skickas ut, till exempel via mail, brev, telefon, annons i tidningen och så vidare.
Gör en verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen är en berättelse av vad föreningen har gjort och åstadkommit under tiden sen senaste årsmötet. Den ska innehålla en beskrivning av vad ni har gjort under året i föreningen, vilka som har haft förtroendeuppdrag (styrelsen, revisorer och så vidare) och hur många medlemmar ni var vid årsskiftet (totalt antal och antal betalande). Medlemsantal för din förening vid årsskiftet kan du fråga din verksamhetsutvecklare eller info@unf.se om! Nedan hittar ni en mall som ni kan använda.
Gör en ekonomisk berättelse
Den ekonomiska berättelsen är där ni visar vad föreningens pengar har använts till under året. Den ska innehålla intäkter, utgifter och en balansräkning.
Revisionsberättelse
Revisorer valdes på förra årsmötet och de är dem som noggrannare ska gå igenom föreningens ekonomi och verksamhet under året. Prata med revisorerna i god tid innan årsmötet, så de får titta på den ekonomiska berättelsen och tycka till om hur styrelsen har skött sig. Revisionsberättelsen är vad revisorerna skriver och skickar in till årsmötet för att intyga att de har gått igenom föreningens ekonomi och bokföring, tittat på protokoll och beslut och vilken verksamhet som har genomförts.
Arbetsplan
En arbetsplan är en sammanställning av vad föreningen vill göra eller uppnå under tiden till nästa årsmöte. Styrelsen ska presentera ett förslag på arbetsplan på årsmötet. Det går också att under mötet gå igenom vad föreningen vill göra och sedan skriva ihop en arbetsplan under mötet utifrån detta. En arbetsplan kan i stort sett se ut hur som helst och innehållet begränsas bara av medlemmarnas kreativitet och engagemang. Nedan hittar ni mall till arbetsplan.
Budget
Även ett förslag på en budget, det vill säga en plan för vad föreningen ska göra med sina pengar under året, ska göras i ordning innan årsmötet. Arbetsplanen och budget ska gå hand i hand, en kan inte bestämma att en ska genomföra något jättedyrt i arbetsplanen som det sedan inte finns pengar i budgeten för.
Föredragningslista
Innan mötet gör ni en lista på alla saker som ska tas upp under mötet, en föredragningslista. Här finns en mall ni kan utgå ifrån, baserad på stadgarna. Om ni använder årsmötesguiden i eBas kan ni skriva föredragningslistan direkt i guiden.
Protokoll
På årsmötet ska ni skriva ett protokoll, som när det är klart ska laddas upp i eBas. Utgå gärna från den här mallen. Om ni använder årsmötesguiden i eBas finns en färdig mall att skriva protokollet i.
Motioner
Om det har kommit in motioner till årsmötet så ska styrelsen i förväg titta på den och ta ställning till vad man tycker om dem. En motion är ett förslag på beslut som en medlem skickar in på förhand till årsmötet. En motion kan vara alltifrån att det alltid ska finnas veganskt fika på föreningens träffar till att föreningen ska ta ställning i en viss fråga.
Boka lokal och bjud in gäster
Boka en lokal om ni inte har någon egen lokal att ha årsmötet i. Om ni vill att någon från distriktsstyrelsen, IOGT-NTO-föreningen eller kanske en verksamhetsutvecklare ska vara med, så bjud in dem i tid. Kanske någon av dem vill sitta ordförande eller sekreterare på mötet. Glöm inte fikat!
Valberedning
Valberedningens jobb är att prata med den gamla styrelsen om hur saker och ting har fungerat och att ta fram ett nytt förslag till styrelse. Valberedningen ska även ta fram förslag till revisorer och ombud till distriktsårsmötet. Läs mer om vad det innebär att sitta i valberedning nedan.
Under mötet
Tydlighet
Se till att alla förstår vad ni pratar om. Förklara alla saker för dem som inte varit med förut. Det förekommer ofta många konstiga ord på årsmöten. Ladda ner ordlistan som ni kan använda er av och gå igenom i början av mötet.
I powerpointen ”Ombudsskola” finns en genomgång av några av dom vanligaste orden och vad dom betyder. Allt för att alla ska hunna hänga med så bra som möjligt.
Mötesordförande
Mötesordföranden är personen som leder mötet framåt. Det är ordföranden som ser till att beslut klubbas korrekt. Det kan vara praktiskt och kul om det är någon som inte är med i just er förening som är mötesordförande, dock inget tvång.
Möteshandlingar
Se till att alla får möjlighet att titta på möteshandlingar (verksamhetsberättelse, arbetsplan och så vidare). Ha dem kopierade så man kan titta, eller visa via projektor.
Tyck till
Det är viktigt att skapa en stämning så att alla deltagare på mötet känner att de kan delta och förstå vad som händer. Var noga med att förklara och bjuda in till diskussion. Med undantag av verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse så är de förslag som styrelsen lägger fram förslag. Årsmötet kan välja att anta eller ändra styrelsens förslag, på till exempel arbetsplan. Årsmötet kan också välja att gå en helt annan väg än det som styrelsen hade tänkt.
Efter mötet
När mötet är slut ska det rapporteras in till förbundet. Det gör ni via eBas. Ni ska ladda upp ett underskrivet protokoll och skriva in föreningens styrelse. I eBas finns en funktion där ni kan signera protokollet med mejl eller sms. Om ni använder Årsmötesguiden i eBas kan ni automatiskt rapportera in styrelse och protokoll till förbundet. OBS! Vi vill att ni också lämnar in årsmöteshandlingarna i eBas.
Sista datum att rapportera årsmöte är 31 mars! Föreningar som rapporterar årsmöte får föreningsbidraget från förbundet som är baserat på hur många medlemmar ni var föregående år.
Årsmöte online
Ett årsmöte kan ske helt online. Fundera på vilken plattform ni vill använda. Det finns alla möjliga alternativ så som Discord (där alla distrikt har en egen kanal), Google Hangouts, Zoom, Microsoft Teams eller Messenger Rooms.
När man håller ett årsmöte online är det extra smidigt att använda årsmötesguiden i eBas!
