Distriktsstyrelsen har ansvar för att mellan årsmötena se till att medlemmar inom ett geografiskt område utvecklar UNF som organisation. Bästa verktyget för att lyckas är att ha ett långsiktigt, aktivt medlemsökningsarbete kombinerat med utbildningsinsatser, föreningsstöd och annan verksamhet som till exempel globalt arbete, kamratstöd eller drogpolitik. Distriktsstyrelsen har också ansvar för att ha kontakt med UNF-förbundet, finns det en verksamhetsutvecklare är det även distriktsstyrelsens ansvar att uppdragsge den.

Alla i distriktsstyrelsen är gemensamt ansvariga för att det som beslutades på distriktsårsmötet genomförs under året. Det är allas ansvar att vara aktiva och hjälpas åt för att fördela ansvaret så bra som möjligt inom styrelsen.

Vad som konkret avgör vad en distriktsstyrelse ska pyssla med är arbetsplanen. Det distriktsårsmötet beslutade är det distriktsstyrelsen agerar för utifrån bästa förmåga. När styrelsen har valts bör de sätta sig ner och tillsammans gå igenom hela arbetsplanen och bestämma hur och av vem varje punkt ska genomföras. En distriktsstyrelse består minst av ordförande, sekreterare och kassör. Distriktsårsmötet eller styrelsen själva kan också utse andra fasta styrelseposter. Vanligast är vice ordförande och utbildningsledare, men styrelsen kan också utse ansvariga för bildning, värvning, drogpolitik, kamratstöd och så vidare. I dokumentet nedan finns exempel och tips på uppgifter de olika rollerna i en styrelse kan ha.

Inom UNF är vi många under 18 år som är förtroendevalda. Ibland kan omyndiga stöta på problem hos t.ex. banker eller myndigheter om en försöker företräda föreningen. Här nere finns ett material som heter Omyndig och föreningsaktiv som beskriver vilka juridiska rättigheter du har. Om du stöter på problem med detta kan du också vända dig till förbundet som kan hjälpa dig.

• Styrelsens roller
• Omyndig och föreningsaktiv - vad gäller?

Det finns flera olika sätt för en distriktsstyrelse att arbeta på och det går inte att säga per automatik att det ena är bättre eller sämre än det andra. Det beror på hur distriktet är uppbyggt och hur styrelsen ser ut. Här följer några förslag:

Firmatecknare

Varje distrikt ska utse firmatecknare som har rätt att skriva under avtal och papper för distriktets räkning. I UNF bestämmer distriktsstyrelsen vilka som tecknar distriktets firma. Firman ska tecknas av minst två personer gemensamt, däribland minst en förtroendevald. Ofta är ordförande och/eller kassör firmatecknare. Styrelsen kan också till exempel ge en person mandat att hämta ut post eller utse en kontotecknare som har hand om bankkontot. Dessa bör utses på styrelsens första möte, läs mer under konstituerande möte.

Delegationsordning
I en styrelse ska många beslut tas på olika nivåer och för att skapa tydlighet kan distriktet anta en delegationsordning med riktlinjer för vem som får besluta vad. En delegationsordning kan röra ekonomiska frågor och vem som har rätt att besluta om mindre utlägg för distriktet eller också handla om vad verksamhetsutvecklaren eller ordföranden får besluta om själva.

Uppdragsgivning

Många distrikt har tillgång till en verksamhetsutvecklare som stöttar styrelsen. Verksamhetsutvecklaren är anställd av förbundet men arbetar åt ett eller flera distrikt. Distriktsstyrelsen är uppdragsgivare vilket innebär att de utifrån kongressens och sin egen arbetsplan ger Verksamhetsutvecklaren arbetsuppgifter och ansvar. Distriktsstyrelsen bör utse en kontaktperson som har huvudansvar för uppdragsgivningen och att följa upp hur arbetet går. Har styrelsen funderingar kring uppdragsgivningen kan de kontakta den biträdande generalsekreteraren på UNF:s förbundskansli.

Arbetsgrupper och utskott

Att jobba med arbetsgrupper är ett bra sätt att fördela arbetet så att alla inte behöver delta i allt. Arbetsgrupperna är ofta tillfälliga och kan till exempel vara ansvariga för ett specifikt arrangemang eller en utbildning. Arbetsgrupperna får gärna ha medlemmar som inte sitter i DS för att engagera fler och avlasta DS.

Utskott finns ofta under en längre tid och berör ett större område, det kan även bestå av medlemmar utanför DS. Här är några exempel på utskott:

Arbetsutskott tar mindre beslut kring frågor som dyker upp mellan DS-mötena och som ofta behöver hanteras snabbt. Ofta sitter ordförande och kassör i arbetsutskott.

Värvningsutskott jobbar med värvning. De kan antingen vara en operativ grupp som åker omkring och värvar och/eller en grupp som tänker strategiskt kring hur distriktet ska bli bättre på värvning och hur man värvar bäst.

Drogpolitiskt utskott jobbar med påverkansarbete som till exempel insändarskrivning, politikerträffar, opinionsbildning och att sprida UNFs politik.

Ansvarsområden

För att arbetet ska vara effektivt är det ofta bra att dela ut ansvar till enskilda styrelsemedlemmar. Att vara högst ansvarig innebär inte att man ska göra allt jobb själv utan det är bra att knyta till sig andra. Man kan till exempel vara huvudansvarig för en värvarmånad, Vit Jul-aktiviteter eller en Föreningstyrelsesamling.

Tips

Kom ihåg att det är viktigt att stötta varandra och se till att en inte gör allt jobb. Att sitta i en distriktsstyrelse ska vara roligt! Att fördela ansvar är en av ordförandens huvuduppgifter men alla i styrelsen måste hjälpas åt med det och se till så att alla drar sitt strå till stacken.

• Riktlinjer för fördelning av verksamhetsutvecklare

Styrelsen har möten där de bestämmer och följer upp det som ska göras i distriktet under året. De flesta styrelser träffas i snitt en gång per månad, med uppehåll över sommar och jul. Hur ni väljer att göra beror på vad ni har för behov. Vissa styrelser har längre helgmöten mer sällan och sen kortare skypemöten. Andra ses regelbundet fysiskt men kortare tid.  Det kan vara bra att i början efter distriktsårsmöte ha en arbetshelg/dag då ni har tid att lära känna varandra och planera upp året utifrån arbetsplan och budget.

Distriktsstyrelse-möten

Ordföranden ska kalla till mötet i god tid och om någon inte kan komma ska de säga till i god tid innan. Inför mötet skriver ordföranden ihop ett förslag till föredragningslista med punkter som ska behandlas på mötet. Fika är viktigt, utse en fikaansvarig, detta kan rotera i distriktsstyrelsen. Sekreteraren ska se till att det efter mötet kommer ut ett protokoll så att styrelsen kan följa upp att det man bestämt genomförs. Nedan finns mall för föredragningslista och protokoll för styrelsemötena att ladda hem.

Konstituerande möte

På det första mötet styrelsen har, det så kallade konstituerande mötet, fördelar styrelsen eventuella poster mellan sig om dessa inte valts av årsmötet. Här väljs även firmatecknare (läs mer om det under arbetssätt). Det konstituerande mötet kan hållas kort i samband med årsmötet eller snart efter det.

I protokollet bör det stå att firman tecknas av två i förening och vilka personer det gäller med personnummer och för- och efternamn. Det ska också stå namn och personnummer på eventuella andra ansvariga som kontotecknare. Efter mötet lämnar ni in en kopia på protokollet och stadgar till er bank och andra som begär det.

Mötesteknik

Mötesordförande, med hjälp av alla, är ansvariga för att lägga upp mötena så att de blir effektiva och alla kan komma till tals. Bara för att någon är tyst i en diskussion betyder det inte att man inte har något vettigt att säga, man kanske inte vågar eller har svårt att formulera sig. Nedan finns ett dokument med förslag på olika tekniker att använda sig av för att få ett bättre möte.

• Mall föredragningslista distriktsstyrelsemöte
• Mall protokoll distriktsstyrelsemöte
• Mall föredragningslista konstituerande möte
• Mötesteknik
• Ordlista svåra ord

Alla i styrelsen måste inte vara bästa kompisar eller hålla med varandra men ni måste ha respekt för varandra. Att ha roligt ihop och träna på att kommunicera är det bästa sättet att skapa ett lyckat samarbete.  Se till att lägga mycket tid i början på att lära känna varandra. Gör samarbetsövningar på Bodaborg, bowla, spela sällskapsspel eller gör en femkamp. Gå gärna igenom vilka svagheter och styrkor alla i gruppen har och prata om vilka förhoppningar och oroskänslor ni har.

I slutändan kan ni tjäna enormt mycket tid och energi på att vara en sammansvetsad grupp även om ni kanske hellre fokuserar på att konkret genomföra arbetsplanen.

Feedback

Feedback är viktigt för att få styrelsen att fungera som grupp och för att utvecklas som styrelsemedlem. Feedback är inte till för att avreagera sig på sådant du irriterar dig på utan för att låta andra veta hur deras beteende påverkar omgivningen. Som ordförande eller ledare i en grupp är feedback en viktig del för att få arbetet att flyta på bra. Följ upp arbetet som görs och ge beröm när det gjorts bra och återkoppling när något borde förändras. Men hela styrelsen har ansvar för att ge feedback till varandra och till ordföranden. Försök att ge minst tre gånger så mycket ”positiv” feedback som negativ.

Att ge och ta feedback är en färdighet en kan träna upp. Om styrelsen är ovana vid att ge feedback finns här förslag på feedbackövningar. Detta kan göras på arbetsdagar eller kortare på styrelsemöten och är ett bra sätt att utveckla styrelsen som grupp.

• Tips på feedback
• Feedbackövning

Kriser

I ett distrikt kan det dyka upp olika former av kriser i form av deltagare som skadar sig, medlemmar som berättar att de far illa eller brott som begås mot distriktet. Nedan finns flera olika dokument om kris och konflikter att ladda hem. Om något känns svårt att hantera för DS så hör av er till verksamhetsutvecklare, kansli eller FS.

Inför arrangemang finns det olika steg styrelsen kan ta för att förebygga en kris eller underlätta att hantera om den kommer:

• Upprätta en anhöriglista för alla deltagare
• Skriv ned viktiga telefonnummer som till exempel vaktmästaren, larmnummer eller personer som kan finnas som stöd. Ha telefonnumren lättillgängliga, till exempel på väggen i lokalen.
• Se till att alla deltagare har koll på nödutgångar
• Upprätta en krisplan som uppdateras inför varje arrangemang. Det är viktigt att ha en tydlig krisplan så att alla känner sig trygga och vet vad de kan luta sig mot om något händer.

Inom UNF-verksamheten uppkommer det ibland gråzoner kring vad som är ett okej beteende eller inte. För att underlätta för DS eller ansvariga arrangörer att hantera dessa situationer finns ett diskussionsmaterial man kan använda sig av. Det #%! inte okej – diskussionsmaterial finns att ladda hem nedan.

Konflikter

Konflikter inträffar hela tiden, det är inget man kan undvika. Däremot är det viktigt att hantera en konflikt på ett konstruktivt sätt. Konflikter uppkommer i en kollision mellan viljor, behov, värderingar och handlingar och uppkommer också lätt när kommunikationen inte fungerar och personer inte förstår varandra. Desto tidigare man tar tag i dem desto lättare är det att hantera dem och hitta en bra lösning. Om inte små konflikter hanteras kan de ta mycket energi och orsaka större problem längre fram.

Att jobba i grupp och särskilt i en styrelse innebär att man måste samarbeta med människor med andra åsikter, värderingar och erfarenheter. Dessa åsikter kan mötas med respekt. Om man har inställningen att andras åsikter ska vidga ens egna perspektiv har man kommit långt.

I dokumentet konflikthantering hittar du mer kunskap och tips på hur ni kan hantera konflikter. Har ni svårt att hantera en konflikt själva i styrelsen så prata gärna med en neutral part, till exempel er förbundsstyrelsefadder.

Ett bra sätt att förebygga konflikter är att arbeta löpande med feedback, se avsnittet om styrelsen som grupp.

• exempel på krisplan
• Krishantering
• Diskussionsmaterial - Det är #%! inte okej
• Konflikthantering
• UNF:s krisplan

I en styrelse ska många beslut tas på olika nivåer och för att skapa tydlighet kan distriktet anta en delegationsordning med riktlinjer för vem som får besluta vad. En delegationsordning kan röra ekonomiska frågor och vem som har rätt att besluta om mindre utlägg för distriktet eller också handla om vad verksamhetsutvecklaren eller ordföranden får besluta om själva

• Ladda ner exempel här