Distriktsstyrelsen har ansvar för att mellan årsmötena se till att medlemmar inom ett geografiskt område utvecklar UNF som organisation. Bästa verktyget för att lyckas är att ha ett långsiktigt, aktivt medlemsökningsarbete kombinerat med utbildningsinsatser, föreningsstöd och annan verksamhet som till exempel globalt arbete, kamratstöd eller drogpolitik. Distriktsstyrelsen har också ansvar för att ha kontakt med UNF-förbundet, finns det en verksamhetsutvecklare är det även distriktsstyrelsens ansvar att uppdragsge den.

Alla i distriktsstyrelsen är gemensamt ansvariga för att det som beslutades på distriktsårsmötet genomförs under året. Det är allas ansvar att vara aktiva och hjälpas åt för att fördela ansvaret så bra som möjligt inom styrelsen.

Vad som konkret avgör vad en distriktsstyrelse ska pyssla med är arbetsplanen. Det distriktsårsmötet beslutade är det distriktsstyrelsen agerar för utifrån bästa förmåga. När styrelsen har valts bör de sätta sig ner och tillsammans gå igenom hela arbetsplanen och bestämma hur och av vem varje punkt ska genomföras. En distriktsstyrelse består minst av ordförande, sekreterare och kassör. Distriktsårsmötet eller styrelsen själva kan också utse andra fasta styrelseposter. Vanligast är vice ordförande och utbildningsledare, men styrelsen kan också utse ansvariga för bildning, värvning, drogpolitik, kamratstöd och så vidare. I dokumentet nedan finns exempel och tips på uppgifter de olika rollerna i en styrelse kan ha.

Inom UNF är vi många under 18 år som är förtroendevalda. Ibland kan omyndiga stöta på problem hos t.ex. banker eller myndigheter om en försöker företräda föreningen. Här nere finns ett material som heter Omyndig och föreningsaktiv som beskriver vilka juridiska rättigheter du har. Om du stöter på problem med detta kan du också vända dig till förbundet som kan hjälpa dig.

• Styrelsens roller
• Omyndig och föreningsaktiv - vad gäller?

Det finns flera olika sätt för en distriktsstyrelse att arbeta på och det går inte att säga per automatik att det ena är bättre eller sämre än det andra. Det beror på hur distriktet är uppbyggt och hur styrelsen ser ut. Här följer några förslag:

Firmatecknare

Varje distrikt ska utse firmatecknare som har rätt att skriva under avtal och papper för distriktets räkning. I UNF bestämmer distriktsstyrelsen vilka som tecknar distriktets firma. Firman ska tecknas av minst två personer gemensamt, däribland minst en förtroendevald. Ofta är ordförande och/eller kassör firmatecknare. Styrelsen kan också till exempel ge en person mandat att hämta ut post eller utse en kontotecknare som har hand om bankkontot. Dessa bör utses på styrelsens första möte, läs mer under konstituerande möte.

Delegationsordning
I en styrelse ska många beslut tas på olika nivåer och för att skapa tydlighet kan distriktet anta en delegationsordning med riktlinjer för vem som får besluta vad. En delegationsordning kan röra ekonomiska frågor och vem som har rätt att besluta om mindre utlägg för distriktet eller också handla om vad verksamhetsutvecklaren eller ordföranden får besluta om själva.

Uppdragsgivning

Många distrikt har tillgång till en verksamhetsutvecklare som stöttar styrelsen. Verksamhetsutvecklaren är anställd av förbundet men arbetar åt ett eller flera distrikt. Distriktsstyrelsen är uppdragsgivare vilket innebär att de utifrån kongressens och sin egen arbetsplan ger Verksamhetsutvecklaren arbetsuppgifter och ansvar. Distriktsstyrelsen bör utse en kontaktperson som har huvudansvar för uppdragsgivningen och att följa upp hur arbetet går. Har styrelsen funderingar kring uppdragsgivningen kan de kontakta den biträdande generalsekreteraren på UNF:s förbundskansli.

Arbetsgrupper och utskott

Att jobba med arbetsgrupper är ett bra sätt att fördela arbetet så att alla inte behöver delta i allt. Arbetsgrupperna är ofta tillfälliga och kan till exempel vara ansvariga för ett specifikt arrangemang eller en utbildning. Arbetsgrupperna får gärna ha medlemmar som inte sitter i DS för att engagera fler och avlasta DS.

Utskott finns ofta under en längre tid och berör ett större område, det kan även bestå av medlemmar utanför DS. Här är några exempel på utskott:

Arbetsutskott tar mindre beslut kring frågor som dyker upp mellan DS-mötena och som ofta behöver hanteras snabbt. Ofta sitter ordförande och kassör i arbetsutskott.

Värvningsutskott jobbar med värvning. De kan antingen vara en operativ grupp som åker omkring och värvar och/eller en grupp som tänker strategiskt kring hur distriktet ska bli bättre på värvning och hur man värvar bäst.

Drogpolitiskt utskott jobbar med påverkansarbete som till exempel insändarskrivning, politikerträffar, opinionsbildning och att sprida UNFs politik.

Ansvarsområden

För att arbetet ska vara effektivt är det ofta bra att dela ut ansvar till enskilda styrelsemedlemmar. Att vara högst ansvarig innebär inte att man ska göra allt jobb själv utan det är bra att knyta till sig andra. Man kan till exempel vara huvudansvarig för en värvarmånad, Vit Jul-aktiviteter eller en Föreningstyrelsesamling.

Tips

Kom ihåg att det är viktigt att stötta varandra och se till att en inte gör allt jobb. Att sitta i en distriktsstyrelse ska vara roligt! Att fördela ansvar är en av ordförandens huvuduppgifter men alla i styrelsen måste hjälpas åt med det och se till så att alla drar sitt strå till stacken.

• Riktlinjer för fördelning av verksamhetsutvecklare

Styrelsen har möten där de bestämmer och följer upp det som ska göras i distriktet under året. De flesta styrelser träffas i snitt en gång per månad, med uppehåll över sommar och jul. Hur ni väljer att göra beror på vad ni har för behov. Vissa styrelser har längre helgmöten mer sällan och sen kortare skypemöten. Andra ses regelbundet fysiskt men kortare tid.  Det kan vara bra att i början efter distriktsårsmöte ha en arbetshelg/dag då ni har tid att lära känna varandra och planera upp året utifrån arbetsplan och budget.

Distriktsstyrelse-möten

Ordföranden ska kalla till mötet i god tid och om någon inte kan komma ska de säga till i god tid innan. Inför mötet skriver ordföranden ihop ett förslag till föredragningslista med punkter som ska behandlas på mötet. Fika är viktigt, utse en fikaansvarig, detta kan rotera i distriktsstyrelsen. Sekreteraren ska se till att det efter mötet kommer ut ett protokoll så att styrelsen kan följa upp att det man bestämt genomförs. Nedan finns mall för föredragningslista och protokoll för styrelsemötena att ladda hem.

Konstituerande möte

På det första mötet styrelsen har, det så kallade konstituerande mötet, fördelar styrelsen eventuella poster mellan sig om dessa inte valts av årsmötet. Här väljs även firmatecknare (läs mer om det under arbetssätt). Det konstituerande mötet kan hållas kort i samband med årsmötet eller snart efter det.

I protokollet bör det stå att firman tecknas av två i förening och vilka personer det gäller med personnummer och för- och efternamn. Det ska också stå namn och personnummer på eventuella andra ansvariga som kontotecknare. Efter mötet lämnar ni in en kopia på protokollet och stadgar till er bank och andra som begär det.

Mötesteknik

Mötesordförande, med hjälp av alla, är ansvariga för att lägga upp mötena så att de blir effektiva och alla kan komma till tals. Bara för att någon är tyst i en diskussion betyder det inte att man inte har något vettigt att säga, man kanske inte vågar eller har svårt att formulera sig. Nedan finns ett dokument med förslag på olika tekniker att använda sig av för att få ett bättre möte.

• Mall föredragningslista distriktsstyrelsemöte
• Mall protokoll distriktsstyrelsemöte
• Mall föredragningslista konstituerande möte
• Mötesteknik
• Ordlista svåra ord

Alla i styrelsen måste inte vara bästa kompisar eller hålla med varandra men ni måste ha respekt för varandra. Att ha roligt ihop och träna på att kommunicera är det bästa sättet att skapa ett lyckat samarbete.  Se till att lägga mycket tid i början på att lära känna varandra. Gör samarbetsövningar på Bodaborg, bowla, spela sällskapsspel eller gör en femkamp. Gå gärna igenom vilka svagheter och styrkor alla i gruppen har och prata om vilka förhoppningar och oroskänslor ni har.

I slutändan kan ni tjäna enormt mycket tid och energi på att vara en sammansvetsad grupp även om ni kanske hellre fokuserar på att konkret genomföra arbetsplanen.

Feedback

Feedback är viktigt för att få styrelsen att fungera som grupp och för att utvecklas som styrelsemedlem. Feedback är inte till för att avreagera sig på sådant du irriterar dig på utan för att låta andra veta hur deras beteende påverkar omgivningen. Som ordförande eller ledare i en grupp är feedback en viktig del för att få arbetet att flyta på bra. Följ upp arbetet som görs och ge beröm när det gjorts bra och återkoppling när något borde förändras. Men hela styrelsen har ansvar för att ge feedback till varandra och till ordföranden. Försök att ge minst tre gånger så mycket ”positiv” feedback som negativ.

Att ge och ta feedback är en färdighet en kan träna upp. Om styrelsen är ovana vid att ge feedback finns här förslag på feedbackövningar. Detta kan göras på arbetsdagar eller kortare på styrelsemöten och är ett bra sätt att utveckla styrelsen som grupp.

• Tips på feedback
• Feedbackövning

En del av distriktsstyrelsens uppdrag är att företräda distriktet utåt. Att synas i media är ett bra sätt att visa att UNF finns och vad vi gör och tycker.  Att synas i media är varken svårt eller krångligt egentligen. Här kommer lite konkreta tips på hur ni i distrikten kan göra för att se till att UNF syns ännu mer.

Pressmeddelande

Ett enkelt sätt att berätta för media om vad ni gör eller tycker är att skicka ut ett pressmeddelande. Dessa bör aldrig vara längre än en A4 och ska på ett kort och enkelt sätt förklara vad som är på G. Skicka till den lokala pressen och var sedan nåbar för att kunna svara på frågor. En mall för pressmeddelande finns bifogat nedan.

Ni kan göra pressmeddelanden om när ni värvar och startar nya föreningar, när ni gör ålderskontroller, certifierar uteställen och nyktra mötesplaster, gör aktiviteter på högtider och så vidare.

Bjud med media

Att få tidningar att skriva ett reportage, radio att göra ett inslag eller lokal-TV att göra en intervju kan vara så enkelt som att mejla eller ringa och bjuda in journalister att hänga med på en folkölskontroll eller utbildningen på lokalen. Hör av er i god tid bara, minst dagen innan.

 Sociala medier

Bloggar, Facebook, Twitter med mera kan vara ett komplement till annat påverkansarbete. Man kan debattera i olika forum, skriva inlägg och sprida info om distriktet och dess aktiviteter.

Debattartiklar och insändare

Om ni vill föra fram distriktets åsikter om en fråga kan ni skriva en insändare eller en debattartikel. Insändare är ofta mycket korta och ska på ett slagkraftigt sätt föra fram ett budskap med lite text. Debattartiklar är vanligtvis runt 2000 tecken och hamnar ofta på tidningars debattsidor. Insändare riktar sig till alla och debattartiklar mer mot beslutsfattare.

Tips

• Ha ett konkret budskap, till exempel ”Kommunen måste fixa fler drogfria fester” och argumentera för det. Ett tips är att ha tre tydliga argument för varför det borde vara så och avsluta med ditt starkaste argument.
• Ha med en slagkraftig eller tankeväckande rubrik, det är rubriken som gör läsaren nyfiken på att läsa just din artikel.
• Om det är en insändare så skriv inte för långt, fundera på om du själv hade läst din insändare om du sett den i tidningen. I en debattartikel kan du gärna ha fler argument och längre resonemang kring dem.

 Hur hittar man media?

Kontaktuppgifter till tidningar och reportrar, går att få från förbundet. Ni kan också sammanställa en lista med adresser och nummer till media i distriktet. Informationen finns ofta på tidningens eller stationens hemsida. Får ni särskilt bra kontakt med någon journalist, ta då kontakt direkt med den personen nästa gång ni ska göra något och se om den vill haka på.

Mer hjälp

Om ni vill ha hjälp med att skriva och skicka pressmeddelanden, fixa en aktion eller få feedback på en insändare så höra av er till kansliet eller FS, vi finns för att hjälpa er! Kontaktuppgifter till UNF:s pressekreterare

Vill ni läsa mer om publicitet och påverkan så kan ni kolla på Westanders PR-handbok.

• Westanders PR-handbok
• Mall för pressmedelande

I en styrelse ska många beslut tas på olika nivåer och för att skapa tydlighet kan distriktet anta en delegationsordning med riktlinjer för vem som får besluta vad. En delegationsordning kan röra ekonomiska frågor och vem som har rätt att besluta om mindre utlägg för distriktet eller också handla om vad verksamhetsutvecklaren eller ordföranden får besluta om själva

• Ladda ner exempel här