Driva distrikt

Driva distrikt

Avdelning: För medlemmar
T T illsammans med ett gäng andra UNF:are har du som sitter i distriktsstyrelsen fått förtroendet av medlemmarna i distriktet att under ett år leda och utveckla distriktet. Att sitta i en distriktstyrelse är ett stort och spännande uppdrag! Använd menyn för att navigera mellan avsnitten.

Vad kan ni göra som distrikt?

Som distriktsstyrelse kan det kännas som att det finns tusen saker att göra och det kan vara svårt att vet vad ni ska fokusera på. Om ni måste fokusera kommer här tre tips:

  1. Medlemsökning – Se till att värvning är en naturlig del av verksamheten. Ha bra samarbete med skolor, se till att vara många med och värva, samarbeta med era föreningar och glöm inte uppföljningsaktiviteter och att få in medlemsavgifterna.
  2. Föreningsstöd – En av DS viktigaste uppgifter. Ha kontakt med och besök alla föreningar. Se vad de behöver och anordna Föreningsstyrelsesamlingar där alla får träffas.
  3. Bildning – Satsa på UNF:aren utbildningar och koppla ihop detta med värvningsarbetet. Se också gärna till att ha något annat ideologiskt bildningsarrangemang (kanske i samarbete med andra distrikt) och se till att era medlemmar åker på andra distrikts eller förbundets arrangemang.

Förbundskalendern

En kalender med förbundets genemsama arrangemang inlagda, men också med möjligheten att lägga in händelser för både ditt distrikt och din förening. För er som öppnar upp den i Adobe PDF reader, kan ni se att ni kan redigera den och fylla i raderna digital. Det betyder att ni ganska enkelt kan skapa distriktskalendrar som ni sedan kan presentera för föreningar som kan göra likadant för sin verksamhet. Använd helst en dator som har typsnittet installerat för då blir det automatiskt våra typsnitt.

Tips till Distriktsstyrelse

  • Distriktstyrelse och distriktsordförande–nätverk – Varje år arrangeras distriktsstyrelsesamlingar för hela distriktstyrelsen och ett ordförandenätverk för de som är distriktsordförande. Båda dessa är gyllene tillfällen att lära känna andra med samma uppdrag och få möjlighet att diskutera möjligheter och utmaningar i distrikten. Åk!
  • Delegera och ta gemensamt ansvar – I många styrelser hamnar mycket jobb och ansvar, men också mycket information och makt, på ordföranden. Distriktsordföranden har ansvar för styrelsens arbete men ska inte göra allt jobb själv.  Styrelsen bör hjälpas åt att fördela arbetet och ansvaret mellan medlemmarna och se till att ingen gör för mycket.

Styrelseguide

Guiden för er som sitter i en distriktsstyrelse

Styrelsens roll och ansvar

Arbetssätt

Möten

Styrelsen som grupp

Media

Kriser och konflikter

Delegationsordning

Föreningsstöd

Att starta nya föreningar och stötta de föreningar som redan finns är en väldigt viktig uppgift för ett distrikt. Det är i föreningarna som merparten av all vår verksamhet finns och det är också här medlemmar kan möta UNF för första gången och växa i sitt engagemang. För att det här ska fungera måste alla distrikt arbeta med att stötta och starta föreningar.

När ni som distrikt tar initiativ till att starta en ny förening finns det några viktiga saker att tänka på. Först och främst är det jättebra att ni startar fler föreningar, eftersom föreningarna är något av det viktigaste vi har inom UNF. Det är också viktigt att allting blir rätt gjort. För en ny förening kan det vara svårt att hålla koll på vilka papper som ska fyllas i när, vilka möten man måste ha och vilket ansvar en förening egentligen innebär. Här är det viktigt att ni finns med och stöttar med både erfarenhet och kunskap. För att det här ska fungera smidigt är det bra att utse en person från distriktet som är ansvarig för den nybildade föreningen, som kan följa upp och se till att allt flyter på.

Det finns flera olika sätt att arbeta med föreningsstöd. Hur ni väljer att arbeta i ert distrikt är upp till er, men tänk på att ert arbete är väldigt viktigt för att vi ska kunna ha många aktiva föreningar och i förlängningen många aktiva medlemmar.

  • Faddersystem

    Ett faddersystem är väldigt enkelt och går ut på att de olika personerna i distriktsstyrelsen har ansvar för kontakten med distriktets olika föreningar. I sin allra enklaste form handlar det bara om att ha en kontakt med någon i föreningsstyrelsen, men faddersystem ger som mest effekt när faddern är mer aktiv och tar en tydligare roll i föreningens utveckling.

  • Föreningsbesök 

    Att få besök från distriktet är ofta väldigt uppskattat av föreningarna. Som representant för distriktet är du ofta en förebild och för föreningarna brukar det betyda mycket att få stöd från er. När ni besöker föreningen är det viktigt att ge stöd och att informera om vad som är på gång i distriktet och att påminna om till exempel FSS:er och FÅM. Det är också bra att inspirera till ny verksamhet, som till exempel lokalt påverkansarbete eller medlemsökningsarbete.

  • Föreningsstyrelsesamlingar

    Föreningsstyrelsesamlingar kallas oftast för FSS:er och är vad det heter: en samling för föreningsstyrelserna i ett distrikt. Hur en genomför en FSS finns beskrivet i vårt FSS-material, men generellt handlar det om att samla styrelserna, stärka dem i deras roller och inspirera dem till att göra ett ännu bättre arbete. Materialet finner du här nedan.

Starta förening. Hjälp till att starta föreningar i distriktet!

Skärmavbild 2015-08-27 kl. 13.27.58

Nybildningsblankett. Blankett för nystartad förening som tillsammans med justerat protokoll ska skickas in till UNF, Box 12825, 112 97 Stockholm.

Nybildningsblankett förening

Föreningsstyrelsesamling

Under föreningsstyrelsesamling (FSS) samlas föreningsstyrelse för att utbyta kunskap och lära känna varandra. FSS-manualen är ett material som hjälper arrangörer att planera och strukturera en FSS på bästa sätt. Materialet består av en manual med tips på upplägg och passade övningar,  övningarna, tips på scheman och diplom hänger med när du laddar ner manualen nedan!

”Vår förhoppning är att du som läser det FSS-manualen ska hitta verktyg och vägar för att stärka föreningar, bygga en stark rörelse lokalt och dessutom ha roligt på vägen.”

– Eric Tegnander och Malin Thorson, förbundsordförande UNF 2013-2015

Skärmavbild 2015-01-22 kl. 11.57.38

FSS-manuAl med tillbehör

Bli fler

Att arbeta med medlemsökning är något som är viktigt för alla distrikt. Våra medlemmar kommer alltid fylla 26 år och bli för gamla för UNF och därför är det väldigt viktigt att det fylls på med nya medlemmar.

I UNF-shoppen finns vårt värvarmaterial att beställa hem. Det består av folder med information om UNF, block med medlemstalonger där nya medlemmars uppgifter fylls i och skickas in till förbundet. Har ni planerad uppföljningsaktivitet finns snygga biljetter fylla i och lägga i kuvert tillsammans med foldern och skicka med medlemmen hem.

alla

AFFISCHER-01

till shoppen!

Sätt mål

Medlemmar är viktigt eftersom världen behöver fler som är organiserade för nykterhet, demokrati och solidaritet. Om man ska lyckas med sitt medlemsökningsarbete är det några saker som är lite extra viktiga. Först och främst behöver man ha ett mål. De allra flesta distrikt har ett mål för året som årsmötet har satt. Har man inte fått ett mål måste man sätta ett eget mål i styrelsen. Det är också viktigt att bryta ned målet i mindre delmål och till exempel sätta mål för varje kvartal och varje månad. Det är också viktigt att planera sin medlemsökningsinsats. Boka platsen ni ska vara på och se till att ni är många som kan vara med i god tid. Se också till att ha en plan för vad som ska hända med de nya medlemmarna: Vad ska ni prata om på uppföljningsaktiviteten? När ska de gå UNF:aren? Vilken förening ska de in i?

Ringa upp restanter

Använd telefonguiden för att få tips och samtalsstöd, i dokumentet finns också en checklista på sådant som kan vara bra att ha kollat upp innan.

Skärmavbild 2015-09-07 kl. 13.27.12

För att bli fler i UNF måste såklart fler veta att vi finns. Se till att synas på stan och i media. Under rubriken ”kommunikation och marknadsföring” här nedan kan ni lära er allt om marknadsföring och ta hjälpa av UNF:s material och mallar för att visa upp vilka vi är.

Arrangera

Det är både kul och utvecklande att genomföra olika typer av arrangemang. Många av UNF:s distrikt genomför varje år både läger och tillfällen att lära sig mer om UNF. En del distrikt arrangerar konserter eller musikfestivaler. Det är bara fantasin som sätter gränser för vilken typ av arrangemang ni kan skapa. Läs guiden nedan och få grymt bra tips!

Skärmavbild 2015-09-03 kl. 14.16.28

Det finns en checklista som ni vid planerandet kan använda er, ändra i den efter era behov och beroende på vilken typ av arrangemang ni planerar att genomföra. Vi har även samlat lite tips för att förenkla matlagningen på större arrangemang. Det finns även en checklista som är mer specifik för musikarrangemang. Som distrikt ansvarar ni för att utbilda medlemmarna i UNF:aren och UNF:aren Avancerad, det här är bildningstillfällen ni kan genomföra tillsammans med andra distrikt.

Riktlinjer

Det finns vissa riktlinjer att förhålla sig till när ni i distriktet arrangerar bildningstillfällen inom UNF. Läs igenom dokumentet nedan för att säkerställa att ni håller en bra och givande kurs.

Riktlinjer UNF:s bildningssystem

Arrangera UNF:are

Skärmavbild 2015-01-30 kl. 13.41.00

UNF:aren är vår grundutbildning med den viktigaste basinfon om vår organisation, våra värderingar och våra verksamhetsområden. För dig som är kursledare hoppas vi att materialet ger dig inspiration och trygghet inför kommande kurspass.

Skärmavbild 2015-01-30 kl. 13.45.08

Detta häfte är till för er som har tänkt att ni vill gå igenom UNF:aren som studiecirkel. UNF:aren-boken innehåller väldigt mycket som ni kan använda även i studiecirkeln men den är främst avsedd för att anordna UNF:aren som en kurs. I detta häfte finns därför en del tips kring hur ni lägger upp er studiecirkel och en del råd till den av er som är vald att bli cirkelledare.

Kursintyg

Kursintyg

Ladda ner kursintyg till UNF:aren och UNF:aren avancerad och dela ut till alla deltagare i slutet av kurserna.

 Arrangera specialist

Som distrikt kan ni ansöka om att arrangera Specialister, det är tillfällen att bilda era och närliggande distrikts medlemmar i UNF:s verksamhetsområden. Specialister arrangeras på uppdrag av förbundet och distrikt kan ansöka om att arrangera. Föreningsstyrelsesamlingar är ett annat viktigt bildningstillfälle för distriktens föreningar som distriktsstyrelsen ansvarar för, det finns material och tips för att arrangera föreningsstyrelsesamlingar här ovan i Föreningsstöd.

Ansök här!

Det sker löpande antagning men se till att ansöka i god tid, minst 8 veckor innan det datum ni vill genomföra en Specialist. Diplom att dela ut till deltagare finns att beställa via kansliet.

Egen verksamhet

Distriktet kan såklart göra egen verksamhet eller hjälpa föreningar att planera. Läs studiematerialet för att planera er verksamhet på bästa sätt!

Skärmavbild 2015-09-04 kl. 08.48.37

Ekonomi

Att ansvara för distriktets ekonomi är både roligt och lärorikt. Varje distrikt ska bokföra sina inkomster och utgifter. Inför årsmötet ska en resultat- och balansräkning sammanställas. Distriktets valda revisorer ska granska ekonomin och till årsmötet skriva en revisionsberättelse.

Här finns bland annat information om hur en skaffar ett företagskort, vad en ska tänka på inför årsmötet, du hittar också information om de bidrag ett distrikt kan söka.

Bokföring/redovisning

Vem som bokför distriktets pengar skiljer sig åt mellan distrikten. Det kan vara kassören i distriktstyrelsen, en iggis (medlem i IOGT-NTO) eller någon anställd som distriktet köper tjänsten av. Oavsett vem det är så har kassören ansvar för att hålla översiktlig koll på pengarna, men det är också allas ansvar i DS att sköta ekonomin ansvarsfullt. Detta är viktigt och ett bra sätt att försäkra sig om att det blir rätt är att ta kvitton på allt som köps för distriktets pengar. Detsamma gäller vid privata utlägg för att sedan få ersättning från distriktet. Se till att bli en riktig kvittosamlare. Kvittona ska sedan redovisas och sättas in i en strukturerad bokföring.

Bokföringen sköts i ett bokföringsprogram som tillhandahålls via förbundet eller ordnas på egen hand. Förbundet erbjuder distrikten att få ta del av Vismas e-bokföring och bekostar det till distrikten samt stöttning i bokföring samt utbildning. Om distriktet idag inte använder Visma men önskar det, ta då kontakt med förbundskassören – kontaktuppgifter finns här.
Försök att i bokföringen ha så liknande poster som möjligt som i budgeten för att enklare kunna hålla en löpande avstämning.

Företagskort

För att slippa göra privata utlägg är det smidigt att ha ett företagskort som är kopplat till UNF-distriktets konto som pengarna dras ifrån, Kolla med er bank. Det används främst av den/de personer som gör många köp för UNF till arrangemang eller andra sammanhang; vanligen gäller detta verksamhetsutvecklaren och distriktsordföranden.

Kolla upp med revisorerna att de tycker att det är okej att distriktet har ett företagskort och vad de anser är eventuellt rimliga gränser på hur stort belopp korten ska kunna betala.

Det finns risk att det blir problem med kvitton som tappas bort när personer inte gör egna utlägg, se till att hålla koll på kortet så det hamnar i rätt händer och de som använder det förstår vad det innebär. Om en inte kan redovisa kvittona kan personen bli tvungen att stå för kostnaden själv istället och då bör en ha en diskussion kring huruvida personen bör ha ett företagskort eller ej.

Budget

En budget kan beskrivas som arbetsplanen i siffror. I budgeten utgår man från målen i arbetsplanen och uppskattar hur mycket pengar som kommer gå åt till respektive mål. Det är viktigt att alla aktiviteter i arbetsplanen som kostar pengar även finns med i budgeten. När ni diskuterar budget på årsmötet, tänk på om man vill göra förändringar i arbetsplanen så kommer det påverka budgeten – förändrar man budgeten så kan det påverka arbetsplanen.

Bra rubriker

I budgeten ska det finnas med intäkter och utgifter för året. Under intäkter listas de pengar som distriktet får in som exempelvis distriktsbidrag från UNF-förbundet och regionsbidrag, men även andra bidrag som exempelvis kursbidrag och liknande. Utgifter är de kostnader som distriktet kommer ha under året. Exempel på utgifter kan vara:

Kursverksamhet

Föreningsstöd

Politisk verksamhet

Värvningar

Styrelsemöten

Föreningsbesök

Distriktsårsmöte

Expeditionskostnader

Marknadsföring

Lägerverksamhet

För att beräkna en ny budget kan en idé vara att utgå från utfallet från förra året, hur höga mål som är satta i förslaget till ny arbetsplan gentemot hur höga målen är i den nuvarande arbetsplanen och jämföra liknande arrangemang med varandra. Detta kan vara en måttstock för vad som är en rimlig summa i den nya budgeten. Undersök vilka bidrag som är möjliga att söka, från UNF, regionen, kommuner och andra stiftelser.

I budgeten går det att använda underbudgetar som bryter ner en punkt som exempelvis Kursverksamhet och specificerar hur stor del av pengarna som ska användas till respektive kurs (t.ex. för UNF:aren och FSS), gör det som ni tycker blir enklast och tydligast.

Budget

Under året

Mellan årsmötena är det distriktsstyrelsen som har ansvaret för ekonomin i distriktet. Därför är det viktigt att budgeten hela tiden följs upp och revideras om den inte verkar hålla för att ha koll på att ekonomin går ihop. Tänk på att styrelsen är som ett fotbollslag, alla har ansvaret för resultatet och hur det går. För att alla ska känna sig delaktiga krävs det att kassören som ska berätta för styrelsen hur det går gör det enkelt så att alla förstår, gör det visuellt med cirkeldiagram, bygg lego, sätt upp kostnader med godis – gör det förenklat och visuellt.

Under året är det viktigt att man tittar på när bidrag ska sökas, när distriktsbidrag ska rapporteras och liknande. Här finns en kalender gjord för kassörer enklare ska hålla koll

Kalender

Interna bidrag

Både föreningar och distrikt kan söka bidrag från UNF. I det här dokumentet hittar du bidrag för både föreningar och distrikt.

Interna bidrag

För att få distriktsbidrag behöver en rapportera vilken verksamhet som har gjorts, detta kan du göra här.

Distriktsbidrag

Externa bidrag

Fonder, kommuner och landsting

Kommunala bidrag

Det finns ofta ett föreningsbidrag i kommuner som ni kan söka. För att ta reda på hur ni gör

kontakta er kommun via deras webbplats, telefon eller besök kommunhuset. Om ni inte vill/vågar

ta kontakt kan en verksamhetsutvecklare eller iggis göra det, annars kan ni vara flera från styrelsen som går till kommunhuset och frågar i receptionen.

När kommunbidrag söks ska det göras på så korrekt svenska som möjligt. Förklara utförligt vad det

är ni söker till och vad ni är för typ av förening. Det finns många olika former av bidragsökningar,

kolla upp vilket system din kommun använder och hur de vill att ni redovisar det.

Fonder

Det finns gott om fonder och stiftelser som UNF på något vis kan använda sig av. En del fonder ger

bara pengar till verksamhet med internationell anknytning, såsom utbyten och studieresor. Andra

fonder kanske bara ger pengar till utbildningar och kurser. Detta ställer lite extra krav på den som

skriver en ansökan, man måste hitta en fond eller stiftelse som ger bidrag till just det man tänkt

syssla med. När de får in ansökningar så är det absolut första de gör att sortera bort dem som inte

är inom fondens eller stiftelsens område, det vore ju tråkigt att gå miste om möjligheten att få

bidrag redan i början!

Blanketter

När man skriver en ansökan finns det massor av saker att tänka på. Om en fond har en blankett som de säger ska fyllas i så är det viktigt att fylla i just den blanketten, detta för att inget ska missas och för att ansökningarna inte ska bli för långa. Fonder och stiftelser brukar vara ganska tydliga med detta men man måste vara noggrann när man läser instruktionerna så att inget missas!

Förklara vad UNF är

Eftersom ansökningen skrivs till någon som inte är engagerad i UNF är det extra viktigt att det är

tydlig vem som skrivit ansökan och vad det innebär att det är en UNF-förening som söker. Att vi är

Ungdomens Nykterhetsförbund säger ju en del, men att dessutom ha med vår vision i ansökan

säger ännu mer. Vad som kanske är självklart för oss är väldigt sällan självklart för de som sitter och

beviljar ansökningar, därför lönar det sig ofta att vara extra tydlig.

Ett tips till en kort förklaring av UNF:s syfte skulle kunna vara:
UNF är en organisation av medlemmar, för medlemmar. Här får unga växa och utforska sitt engagemang. Genom föreningsverksamhet finns möjligheter och utrymme att utbilda sig, utbilda andra och göra världen till en bättre och nyktrare plats.

Korrekturläs!

Ett bra sätt att få till ansökningar, vare sig de är externa eller inte, är att skicka dem till någon annan

för att bolla och få feedback på det man skrivit. Genom att låta någon annan läsa kan både stavfel,

missar och otydliga formuleringar undvikas.

Budget

När man söker externa pengar är det viktigt att se över budgeten för projektet som pengarna söks

till. Att ha en egeninsats kan vara avgörande. Externa bidragsgivare vill dessutom alltid veta om man

sökt pengar från någon annan, även om de andra ansökningarna inte är beviljade än. Ge en

helhetsbild av projektet och den planerade finansieringen. Att söka är inte samma sak som att få

pengarna, men söker man inte så har man inte ens chansen!

Checklista vid externa ansökningar:

  • Sök i tid
  • Använd rätt blankett/formulär
  • Skriv tydligt
  • Tala om vilka ni är och vad UNF står för
  • Låt någon annan läsa igenom ansökan innan du skickar in den
  • Ange om ni sökt från någon annan fond/stiftelse

Var hittar man fonder?

GlobalGrant är ingen fond eller stiftelse men en sökmotor över man kan söka pengar från. Det kan

hända att man behöver kontakta sitt lokala bibliotek för att få tillgång till och kunna söka i

databasen, men det är det värt!

Stora Fondboken, är precis vad det låter som och går att få tag på via ditt bibliotek. Den listar

svenska fonder och stiftelser som man kan söka pengar från och är mycket användbar!

Interna bidrag

Både föreningar och distrikt kan söka bidrag från UNF. I det här dokumentet hittar du bidrag för både föreningar och distrikt.

Några fonder som passar UNF finns här.

Externa bidrag

En tumregel när det kommer till bidragsansökningar är att de ska innehålla sådant som är relevant

för att den fonden eller potten ni söker ifrån ska se att ni är seriösa och har tänkt igenom vad ni ska

använda pengarna till. Söker man från en fond är det viktigt att projektet uppfyller de krav som

ställs. I beskrivningen av fonden står ofta vad som ska finnas med i ansökan.

En bidragsansökan till en fond bör innehålla:

  • Bakgrund (Presentation)
  • Syfte (Varför gör vi den här satsningen)
  • Mål (Vad blir resultatet)
  • Målgrupp (Vilka är pengarna till för)
  • Metod (Hur)
  • Tidsplan (När)
  • Budget (Vad kommer det att kosta)
  • Kontaktuppgifter (Vem kan svara på frågor om ansökan?)

Vid årsmötet

När ombuden på årsmötet ska granska hur styrelsen har arbetat är utfallet jämfört med budgeten en viktig punkt. Den ekonomiska redovisningen till årsmötet bör alltså bygga på samma modell som den budget som årsmötet antog året innan. På så vis kan det vara lättare att avgöra om posterna i det nya budgetförslaget är realistiska. Tänk på att göra ekonomin på årsmötet enkel och visualiserad så att alla förstår, ni kanske kan bygga upp budgeten eller föregående årsresultat med kexchoklad, lego, glassbåtar eller läskburkar?

Ekonomiska berättelsen innehåller både resultat- och balansräkning men även en text om varför det ser ut som det gör. Saker som är bra att ta upp är om ni gått minus mer än budgeten, förklara då varför – har ni haft mer kostsam verksamhet? Fått för lite bidrag?. Har ni gått plus mer än budgeterat, förklara då också varför – har ni haft för lite verksamhet? Fått in mera bidrag?

Revision
På distriktsårsmötet väljs revisorer och ersättare. Deras uppdrag är bl.a. att granska ekonomin samt hur styrelsen skött arbetet kring både ekonomi samt beslut från årsmötet. Styrelsens protokoll, verksamhetsberättelse, ekonomiskrapport, balans- och resultaträkning, bokföringspärmen, årsmötesprotokoll, budget och arbetsplan är en förutsättning för granskningen.

Efter granskningen lämnas en revisionsberättelse till årsmötet. I denna föreslår revisorerna ombuden att antingen bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte bevilja ansvarsfrihet beroende på utfallet i revisionen. Om det saknas pengar eller kvitton så att revisorerna misstänker att styrelsen inte skött ekonomi på ett bra sätt så kan revisorn rekommendera årsmötet att inte ge ansvarsfrihet för att då kunna undersöka ärendet mer.

Här finns en mall till en revisionsberättelse

Revisionsberättelse

Kommunikationshjälpen

En kommunikationsinsats kan vara stor som liten, allt från ett twitterinlägg till att marknadsföra ett evenemang. För att lyckas, ta hjälp av UNF:s kommunikationshjälpen