Driva förening

Några UNF-föreningar har flera hundra medlemmar, anställd personal och verksamhet flera dagar i veckan. Andra föreningar består av några få personer som ses då och då när medlemmarna känner för det. Alla föreningar ser olika ut men det viktigaste är att föreningens medlemmar är nöjda med verksamheten och känner att de gör roliga och meningsfulla saker tillsammans. Föreningens högsta beslutande organ är föreningsårsmötet (FÅM). Det hålls en gång per år då alla medlemmar har rätt att delta och säga sin mening. Mellan årsmötena leds föreningen av den valda styrelsen.

Ta hand om föreningen

En förening överlever och växer inte av sig självt.  Det krävs att någon fixar med den. Det är styrelsens ansvar och det behöver inte vara svårt eller tungt. Försök jobba efter principen – ingen gör allt, alla gör något. Fördela ansvaret så mycket som möjligt så att inga känner att de måste göra allt. Dela upp ansvaret för verksamheten och turas om att vara sekreterare och ordförande på mötena. Att turas om gör att fler utvecklas och att det finns många som ser till att föreningen mår bra. Kom ihåg att ni aldrig är ensamma, det finns många som bryr sig om hur det går för föreningen och ni kan alltid be om hjälp hos er distriktsstyrelse och verksamhetsutvecklare eller hos förbundsstyrelsen eller IOGT-NTO beroende på vad ni behöver. Kontaktuppgifter finns här på hemsidan.  

Alla i styrelsen är som ledamöter ansvariga för att föreningen mår bra och utvecklas men inom styrelsen finns också vissa särskilda roller. Varje styrelse ska välja en ordförande, kassör och sekreterare. Utöver det kan man också välja en vice ordförande, utbildningsledare eller ansvarig för till exempel värvning eller drogpolitik. Ni bestämmer själva hur ni vill lägga upp ansvarsfördelningen men i dokumentet nedan finns exempel på hur det brukar se ut.

Inom UNF är vi många under 18 år som är förtroendevalda. Ibland kan omyndiga stöta på problem hos t.ex. banker eller myndigheter om en försöker företräda föreningen.  Om du stöter på problem med detta kan du också vända dig till förbundet som kan hjälpa dig.

 

• Styrelsens roller

Styrelsen bestämmer själv hur ofta den ska träffas och ha möten. Ett riktmärke är att ha möte ungefär en gång i månaden. De flesta föreningar tycker att det är bättre att ha korta möten ganska ofta i stället för långa möten sällan. Styrelsen är beslutsmässig då mer än halva antalet ledamöter är närvarande, minst tre.

Föredragningslista/Dagordning

Vad styrelsen tar upp på mötet beror på vad som händer i föreningen och vad styrelsen behöver besluta om. Allt som skatas upp på mötet ska finnas med på föredragningslistan. Alla som vill sätta upp punkter på föredragningslistan säger till ordföranden som har ansvar att skicka ut en föredragningslista och dagordning i god tid innan mötet. Mall hittar du nedan.

Protokoll

Ett protokoll är anteckningar om vad som tagits upp på mötet. Det är viktigt för att beslut ska vara giltiga och ni ska komma ihåg vad ni pratat om. Vanligtvis är det sekreteraren som skriver protokoll, men någon annan kan också göra det.
Protokollet ska innehålla följande punkter:

• När och var mötet genomfördes
• Vilka hade möte (föreningsstyrelsen) och vem var där
• Vilka punkter diskuterades
• Vad beslutades
• Underskrift av sekreteraren och justeraren, eventuellt också ordföranden.

Mall för protokoll hittar du nedan.

På mötet väljs ofta en justerare som ska kontrollera att sekreteraren uppfattat och skrivit ner det som sagts på ett korrekt sätt. När justeraren gjort eventuella justeringar och sekreteraren ändrat skriver också justeraren under protokollet. Det är också viktigt att alla medlemmar på ett enkelt sätt kan ta del av protokollen och att kommande styrelser kan hitta dem. Man kan ha dem i en pärm där alla kan läsa dem till exempel. Ofta läser man upp det föregående protokollet på mötet.

Bra möten

Det finns många saker som kan hända innan, under och efter ett möte. I dokumentet nedan finns information kring vad som kan hända och hur man kan tänka kring olika situationer.

Första mötet efter årsmötet

Styrelsens arbete utgår ifrån föreningens arbetsplan och det som årsmötet beslutat. På det första styrelsemötet, det konstituerande mötet, finns det några viktiga punkter att ta upp, bland annat vem/vilka som ska vara firmatecknare, det vill säga ha rätt att ta ut pengar och betala räkningar i föreningens namn. Det är också bra att göra en ansvarsfördelning och bestämma några mötestider.

• Mall för protokoll
• Mall för föredragningslista
• Bra möten

En sak ni kan göra som förening är att synas i media. Att synas i media är egentligen varken svårt eller krångligt. Här kommer lite konkreta tips på hur ni i distrikten kan göra för att se till att UNF syns ännu mer.

Pressmeddelande

Ett enkelt sätt att berätta för media om vad ni gör eller tycker är att skicka ut ett pressmeddelande. Dessa bör aldrig vara längre än en A4 och ska på ett kort och enkelt sätt förklara vad som är på gång. Skicka till den lokala pressen och var sedan nåbar för att kunna svara på frågor.

Ni kan göra pressmeddelanden om när ni värvar, gör ålderskontroller, certifierar uteställen, gör aktiviteter på högtider och så vidare. Mall för pressmeddelande finns nedan.

Bjud med media

Att få tidningar att skriva ett reportage, radio att göra ett inslag eller lokal-TV att göra en intervju kan vara så enkelt som att mejla eller ringa och bjuda in journalister att hänga med på en folkölskontroll eller utbildningen på lokalen. Hör av er i god tid bara, minst dagen innan.

Sociala medier

Bloggar, Facebook, Twitter med mera kan vara ett komplement till annat påverkansarbete. Man kan debattera i olika forum, skriva inlägg och sprida info om distriktet och dess aktiviteter.

Hur hittar man media?

Kontaktuppgifter till tidningar och reportrar, går att få från förbundet. Ni kan också sammanställa en lista med adresser och nummer till media i distriktet. Informationen finns ofta på tidningens eller stationens hemsida. Får ni särskilt bra kontakt med någon journalist, ta då kontakt direkt med den personen nästa gång ni ska göra något och se om den vill haka på.

Mer hjälp

Om ni vill ha hjälp med att skriva och skicka pressmeddelanden, fixa en aktion eller få feedback på en insändare så höra av er till kansliet eller FS, vi finns för att hjälpa er! Kontaktuppgifter till UNF:s pressekreterare finns här.

• Mall pressmeddelande

I eBas finns en funktion för att skapa enklare föreningshemsidor. Menyvalet är Föreningens uppgifter → Hemsida. Kryssa i ”Aktivera hemsida”. Via hemsidan går det att skicka meddelanden till föreningen och att direkt bli medlem i föreningen. Det går att koppla ett Facebookflöde till hemsidan. Genom att redigera rutan ”Ändra adress” går det att få en valfri hemsideadress.

 

Under menyvalet Verksamhet →Verksamhetsrapport kan ni rapportera vilken typ av verksamhet er förening håller på med.

 

Föreningens årsmöte ska rapporteras i eBas. Under menyvalet ”Årsmöte” hittar ni ”Årsmötesrapport” och ”Årsmöteshandlingar”. Under årsmötesrapporten skriver ni in vilka som valdes till styrelse, revisorer och eventuellt valberedning.

Använd knappen ”Hämta medlem” för att söka fram en medlem ur medlemslistan. Om personen som valdes inte är med i föreningen kan ni skriva in uppgifterna manuellt. Kom ihåg att spara årsmötesrapporten.

Under ”Årsmöteshandlingar” laddar ni upp årsmötesprotokollet och eventuella bilagor. I framtiden kommer ni kunna gå tillbaks och läsa era gamla protokoll genom att byta år i rullgardinsmenyn uppe till vänster.

Ni behöver inte skicka in protokollet i pappersform efter att ni laddat upp det.

 

Föreningen kan själva lägga in nya medlemmar som ni värvar. Medlemmar kan skrivas in en och en. Välj funktionen ”Skriv in enstaka” under Medlemslistan eller i menyn till vänster. Skriv i medlemmens uppgifter och tryck på ”Lägg till medlem”.

Under menyvalet ”Ladda upp lista” finns möjlighet att ladda ner en Excelmall som flera medlemmar kan skrivas in i på en gång. Ladda sedan upp listan.

Under Onlineregistrering hittar ni en länk till föreningens egen onlineportal. Här kan medlemmar gå med direkt i föreningen på nätet.

OBS! Medlemmar som laddas upp som en lista eller som går med via onlineregistreringen hamnar på er granskningslista. Den hittar ni under menyvalet Granska nya. En röd cirkel med en siffra betyder att ni har medlemmar att granska.

 

Under Medlemmar → Medlemslistan hittar ni föreningens medlemmar. En skillnad mellan eBas och andra medlemsregister är att eBas är uppbyggt kring bekräftade medlemskap. Alla som vill fortsätta vara medlemmar i föreningen måste varje år bekräfta detta.

I eBas kan föreningen skicka ut inbjudningar till föregående års medlemmar att bekräfta sitt medlemskap. De får då ett sms eller ett mejl med en länk för att tacka ja till att fortsätta vara medlem. De kan också välja att tacka nej. Inbjudningar kan göras var sjunde dag. SMS:en kostar inget för föreningen.

Om en medlem talar om för föreningen, t ex på en aktivitet, att hen vill fortsätta vara medlem kan ni lägga till enstaka medlemmar med funktionen ”Hämta medlem från föregående år”.

Med knappen ”Utskick till urval” kan ni göra ett mejlutskick till medlemmarna. Knappen ”Exportera urval” exporterar medlemslistan till Excel.

Föreningen kan ändra en medlems uppgifter. Sök fram medlemmen, tryck på knappen ”Ändra”, skriv i de nya uppgifterna och tryck på ”Uppdatera medlem”.

 

På föreningsårsmötet väljs revisorer och ersättare. Deras uppdrag är bl.a. att se till ekonomin samt hur styrelsen skött arbetet kring både ekonomi samt beslut från årsmötet. Styrelsens protokoll, verksamhetsberättelse, ekonomiskrapport, balans- och resultaträkning, bokföringspärmen, årsmötesprotokoll, budget och arbetsplan ska revisorerna få för att kunna kolla ordentligt.

Efter granskningen lämnas en revisionsberättelse till årsmötet. I denna föreslår revisorerna ombuden att antingen bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte bevilja ansvarsfrihet beroende på utfallet i revisionen. Om det saknas pengar eller kvitton så att revisorerna misstänker att styrelsen inte skött ekonomi på ett bra sätt så kan revisorn rekommendera årsmötet att inte ge ansvarsfrihet för att då kunna undersöka ärendet mer.

Här finns en mall till en revisionsberättelse

Revisionsberättelse

 

När ombuden på årsmötet ska granska hur styrelsen har arbetat kollar man på vad som har använts mot det som budgeten säger. Den ekonomiska redovisningen till årsmötet bör alltså bygga på samma modell som den budget som årsmötet antog året innan. På så vis kan det vara lättare att avgöra om posterna i det nya budgetförslaget är realistiska. Tänk på att göra ekonomin på årsmötet enkel och visualiserad så att alla förstår, ni kanske kan bygga upp budgeten eller föregående årsresultat med kexchoklad, lego, glassbåtar eller läskburkar? Eller så kan ni ladda ner och skriva ut våra fejk-pengar som vi gjort. Då kan ni sätta upp de på en whiteboard-tavla så det blir tydligt vart pengarna går.

Ladda ner UNF-pengar här (zip-fil)

Ekonomiska berättelsen innehåller både resultat- och balansräkning men även en text om varför det ser ut som det gör. Saker som är bra att ta upp är om ni gått minus mer än budgeten, förklara då varför – har ni haft mer kostsam verksamhet? Fått för lite bidrag?. Har ni gått plus mer än budgeterat, förklara då också varför – har ni haft för lite verksamhet? Fått in mera bidrag?

Fonder, kommuner och landsting

Stödfunktion

UNF erbjuder distrikten och föreningarna stöttning i att söka finansiering genom Tredje sektorn. Läs mer här.

Stödfunktion

Kommunala bidrag

Det finns ofta ett föreningsbidrag i kommuner som ni kan söka. För att ta reda på hur ni gör kontakta er kommun via deras webbplats, telefon eller besök kommunhuset. Om ni inte vill/vågar ta kontakt kan en verksamhetsutvecklare, distriktsstyrelsen eller en iggis , annars kan ni vara flera från styrelsen som går till kommunhuset och frågar i receptionen.

När kommunbidrag söks ska det göras på så korrekt svenska som möjligt. Förklara utförligt vad det är ni söker till och vad ni är för typ av förening. Det finns många olika former av bidragsökningar, kolla upp vilket system din kommun använder och hur de vill att ni redovisar det.

Fonder

Det finns gott om fonder och stiftelser som UNF på något vis kan använda sig av. En del fonder ger bara pengar till verksamhet med internationell anknytning, såsom utbyten och studieresor. Andra fonder kanske bara ger pengar till utbildningar och kurser. Detta ställer lite extra krav på den som

skriver en ansökan, man måste hitta en fond eller stiftelse som ger bidrag till just det man tänkt syssla med. När de får in ansökningar så är det absolut första de gör att sortera bort dem som inte är inom fondens eller stiftelsens område, det vore ju tråkigt att gå miste om möjligheten att få bidrag redan i början!

Förklara vad UNF är

Eftersom ansökningen skrivs till någon som inte är engagerad i UNF är det extra viktigt att det är tydlig vem som skrivit ansökan och vad det innebär att det är en UNF-förening som söker. Att vi är Ungdomens Nykterhetsförbund säger ju en del, men att dessutom ha med vår vision i ansökan säger ännu mer. Vad som kanske är självklart för oss är väldigt sällan självklart för de som sitter och beviljar ansökningar, därför lönar det sig ofta att vara extra tydlig.

Ett tips till en kort förklaring av UNF:s syfte skulle kunna vara:
UNF är en organisation av medlemmar, för medlemmar. Här får unga växa och utforska sitt engagemang. Genom föreningsverksamhet finns möjligheter och utrymme att utbilda sig, utbilda andra och göra världen till en bättre och nyktrare plats.

Korrekturläs!

Ett bra sätt att få till ansökningar, vare sig de är externa eller inte, är att skicka dem till någon annan för att bolla och få feedback på det man skrivit. Genom att låta någon annan läsa kan både stavfel, missar och otydliga formuleringar undvikas.

Var hittar man fonder?

Några fonder som passar UNF finns här.

Externa bidrag

Mellan årsmötena är det föreningsstyrelsen som har ansvaret för ekonomin i föreningen. Därför är det viktigt att budgeten hela tiden följs upp för att ha koll på att ekonomin går ihop. Tänk på att styrelsen är som ett fotbollslag, alla har ansvaret för resultatet och hur det går. För att alla ska känna sig delaktiga krävs det att kassören som ska berätta för styrelsen hur det går gör det enkelt så att alla förstår, gör det visuellt med cirkeldiagram, bygg lego, sätt upp kostnader med godis – gör det förenklat och visuellt.

Under året är det viktigt att man tittar på när bidrag ska sökas.

En budget visar vad ni ska lägga pengar på i föreningen, budgeten beslutas på årsmötet. Det är viktigt att alla aktiviteter i arbetsplanen som kostar pengar även finns med i budgeten.

Bra rubriker

I budgeten ska det finnas med intäkter och utgifter för året. Under intäkter listas de pengar som föreningen får in som exempelvis föreningsbidrag från UNF-förbundet och kommunbidrag. Utgifter är de kostnader som föreningen kommer ha under året.

Exempel på utgifter kan vara:

Styrelsemöten

Föreningsårsmöte

Bidrag för kurs

Föreningsaktivitet

Läger

För att beräkna en ny budget kan en idé vara att utgå från hur det såg ut förra året, vad ni har tänkt att ha i er arbetsplan då det kan vara en måttstock för vad som är en rimlig summa i den nya budgeten. Undersök vilka bidrag som är möjliga att söka, från UNF, kommunen och andra ställen.

Budget

 

Vem som bokför föreningens pengar skiljer sig åt mellan föreningar. Det kan vara kassören i föreningsstyrelsen, distriktets kassör, en iggis (medlem i IOGT-NTO) eller någon anställd som distriktet eller föreningen köper tjänsten av. Oavsett vem det är så har kassören ansvar för att hålla översiktlig koll på pengarna, men det är också allas ansvar i styrelsen att sköta ekonomin ansvarsfullt. Detta är viktigt och ett bra sätt att försäkra sig om att det blir rätt är att ta kvitton på allt som köps för föreningens pengar. Detsamma gäller vid privata utlägg för att sedan få ersättning från föreningen. Se till att bli en riktig kvittosamlare. Kvittona ska sedan redovisas och sättas in i en strukturerad bokföring.

För att enkelt följa era pengar så finns här en mall för en bokföring i excel.

Kassabok
Här finns en mall för att redovisa kvitton till distriktet.

Redovisa kvitton
Här finns en mall för att redovisa bilkörande till distriktet.

Redovisa bilkörande